ในช่วงที่หลายๆ คนกำลังเข้าสู่การทำงานแบบ Work from home เป็นช่วงเวลาที่ต้องปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ ไม่ว่าจะเป็นการใช้ชีวิตประจำวันแบบ New Normal รวมถึงการทำงานแบบ Work from home อาจจะมีหลายคนที่กำลังรู้สึกยิ่งดีที่ในที่สุดก็ได้ทำงานอยู่กับเสียที ไม่ต้องตื่นแต่เช้ามาแต่งหน้าแต่งตัวหรือออกไปเผชิญกับรถติดทุกเช้าและหลังเลิกงาน
แต่บางคนก็รู้สึกไม่ค่อยยินดีมากเท่าไหร่ เพราะการ Work from home ทำให้การทำงานยากมากยิ่งขึ้น ทั้งเรื่องการติดต่อประสานงาน การทำงานเอกสาร หรือการพูดคุยเพื่อประชุมงาน จากการประชุมงานต่อหน้าก็ต้องเปลี่ยนมาใช้วิธีการประชุมวิดีโอทางไกล ซึ่งก็เป็นเรื่องยากที่จะทำให้สื่อสารกันได้รู้เรื่องเท่ากับการประชุมต่อหน้ากัน เพราะมักจะขาดสมาธิ มีเสียงรบกวนขณะวิดีโอทางไกล
จะให้ไปประชุมกันแบบต่อหน้าก็เป็นเรื่องยาก เพราะเป็นการชุมนุมคนเป็นจำนวนมาก เสี่ยงต่อการแพร่ระบาดของเชื้อโควิด-19หรือจะให้ประชุมแบบวิดีโอทางไกล ก็ยากที่จะสามารถคุยกันได้อย่างเข้าใจและชัดเจน แต่สุดท้ายแล้วการ Work from home ก็ต้องใช้วิธีการประชุมวิดีโอทางไกล เราจึงจะบอกเทคนิควิธีการในการประชุมวิดีโอทางไกลให้ได้ประสิทธิภาพกัน
เตรียมตัวให้พร้อมก่อนเริ่มประชุม
สำหรับการวิดีโอประชุมทางไกลยังคงถือว่าเป็นเรื่องใหม่สำหรับบางคน เพราะสำหรับบางคนมักจะต้องประชุมทางไกลกับลูกค้าจากต่างจังหวัดหรือต่างประเทศอยู่แล้ว ใครที่ยังไม่เคยชิน ขั้นแรกก่อนการประชุมแนะนำให้ตรวจเช็คอุปกรณ์ในการประชุมก่อนเป็นอันดับแรกว่าคอมพิวเตอร์ใช้ได้ดีหรือไม่ อินเตอร์เน็ตติดไหม โปรแกรมที่ต้องใช้งานพร้อมหรือเปล่า จะได้ไม่เกิดปัญหาขณะทำการประชุม
ทุกคนต้องทราบรายละเอียดคร่าวๆ ก่อนการประชุม
ก่อนจะเริ่มการประชุม หัวหน้างานจะแจ้งแจกเอกสารและรายละเอียดในการประชุมให้ก่อนคร่าวๆ เพื่อให้ทุกคนในทีมได้ทำความเข้าใจในเนื้อหางาน และจะได้พร้อมนำเสนอความคิดเห็นในทันที เพื่อไม่ให้เป็นการเสียเวลา และด้วยความที่การประชุมงานผ่านทางวิดีโอทางไกลทำให้การสื่อสารบางอย่างอาจไม่ชัดเจน ดังนั้นเราจึงควรรู้รายละเอียดคร่าวๆ ก่อน อย่างน้อยก็จะได้รู้ว่างานควรจะไปในแนวทางไหน
ปิดไมค์เมื่อพูดเสร็จ
หลายๆ คนมักจะเจอกับปัญหานี้ระหว่างการประชุมวิดีโอทางไกลเสมอ นั่นก็คือ ‘เสียงแทรก’ ระหว่างการประชุม เช่น เสียงรถยนต์ เสียงหมา เสียงแมว เสียงของคนภายในบ้าน ที่แทรกเข้าไปในอยู่ในวิดีโอ ทำให้อีกฝ่ายไม่สามารถได้ยินเสียงของคนพูดอย่างชัดเจน ทางที่ดี เมื่อเราพูดจบก็ควรจะปิดไมค์ไปเลย เพื่อไม่ให้เสียงของทางฝั่งเราไปรบกวนคนที่กำลังพูดอยู่หรือเพื่อนที่กำลังตั้งใจฟังการประชุม
ใช้ภาษาในเชิงบวก
เนื่องจากการประชุมผ่านทางวิดีโอทางไกลเป็นเรื่องยากที่จะสามารถเห็นสีหน้าของฝ่ายตรงข้ามได้อย่างชัดเจน จะง่ายกว่าหากเราใช้ภาษาในเชิงบวกสื่อสารกับอีกฝ่าย เพื่อที่อีกฝ่ายจะได้เข้าใจว่าเรารับรู้แล้วและรู้สึกดีกว่าการพูดคนเดียวและไม่มีใครโต้ตอบกลับ จากปกติที่เราจะใช้วิธีการพยักหน้าหรือสื่อสายตากับผู้พูด เราก็จะเปลี่ยนมาใช้การพูดในเชิงบวก เช่น ดีครับ, ความคิดนี้ผ่านครับ, นำเสนอได้ดีครับ เป็นต้น
พูดเข้าประเด็นเลย
จากปกติเวลาที่ทำการประชุมกันในห้องประชุม บางทีก็เป็นการประชุมในทีมหรือกับคนที่ค่อนข้างสนิทในที่ทำงาน อาจมีการพูดจาหยอกล้อเล่นกันในระหว่างการประชุม แต่หากเป็นการประชุมแบบวิดีโอทางไกลแล้วเป็นเรื่องยาก ควรพูดเพื่อเข้าประเด็นในการประชุมไปเลย การพูดพร้อมกันหรือการพูดเล่นนั้น อาจทำให้คนในที่ประชุมเกิดความสับสนระหว่างการพูดจริงและพูดเล่นได้
ตามงานผ่านทางอีเมล์
หลังจากที่มีการประชุมงานและสั่งงานไปตามหน้าที่แล้ว เมื่อต้องการตามงาน แนะนำให้ตามงานผ่านทางอีเมล์มากกว่า เพราะการเขียนพูดคุยกันผ่านทางตัวอักษรค่อนข้างชัดเจนมากกว่าการคุยกันผ่านทางวิดีโอ อีกทั้งยังมีหลักฐานเป็นลายลักษณ์อักษรด้วยว่าใครทำอะไร รายงานความคืบหน้าของตัวงาน และสามารถรับทราบได้ในแบบเดียวกัน ไม่ก่อให้เกิดความสับสนแต่อย่างใด
หากรายละเอียดบางส่วนเยอะ ควรพูดคุยกันแบบส่วนตัว
ในการประชุมวิดีโอทางไกลแบบหลายๆ คนอาจทำให้คุยรายละเอียดกับบางคนไม่ได้มากเท่าไหร่ หลังจากการประชุมกลุ่มเสร็จ เราอาจจะแยกออกมาคุยเดี่ยวเกี่ยวกับรายละเอียดงานแบบตัวต่อตัว เพื่อลงรายละเอียดแบบเจาะลึกและเพื่อเช็คความเข้าใจของอีกฝ่ายด้วย
สรุป
จากทั้งหมดที่ได้กล่าวมาล้วนเป็นวิธีการที่จะทำให้การประชุมวิดีโอทางไกลของทุกคนราบรื่นไปได้ดีและไม่เกิดปัญหาระหว่างการประชุม ซึ่งการประชุมวิดีโอทางไกลเหมาะสำหรับการนำมาใช้ในการประชุมระหว่างช่วง Work from home เท่านั้น ไม่ว่าอย่างไรก็ตาม การประชุมกันแบบเจอกันตัวต่อตัว ดวงตาสื่อหากัน สามารถมองเห็นสีหน้าของฝ่ายตรงข้าม และสามารถคุยกันสื่อสารกันได้อย่างชัดเจนก็ต้องดีที่สุดอยู่แล้ว
บทความแนะนำ
